Der Ablauf der Bestellung und die Aufgaben des Verwalters
Die Bestellung eines Verwalters ist für jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ein zentraler Akt. Er bildet das Fundament für eine geordnete Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und beeinflusst maßgeblich das Zusammenleben in der Immobilie. Doch wie läuft diese Bestellung ab, und welche Aufgaben fallen dem Verwalter im Alltag zu?
Der Weg zur Verwalterbestellung
Die Entscheidung über die Bestellung des Verwalters wird im Rahmen einer Wohnungseigentümerversammlung getroffen. Diese Versammlung wird in der Regel vom amtierenden Verwalter oder, falls keiner vorhanden ist, von den Eigentümern selbst einberufen. Auf der Tagesordnung steht dann die Wahl des neuen Verwalters – oder die Wiederbestellung des bestehenden.
Bevor es zur Abstimmung kommt, sollten sich die Eigentümer umfassend informieren. Das bedeutet oft, Angebote verschiedener potenzieller Verwalter einzuholen und diese gründlich zu prüfen. Wichtige Kriterien sind dabei:
- Leistungsumfang: Welche Leistungen sind im Verwaltervertrag enthalten? Gehören beispielsweise technische Betreuung, Buchhaltung, Durchführung von Versammlungen oder die Abwicklung von Versicherungsfällen dazu?
- Kosten: Wie hoch ist die Verwaltergebühr und welche zusätzlichen Kosten können anfallen?
- Referenzen: Hat der Verwalter bereits andere Gemeinschaften erfolgreich betreut?
- Qualifikation: Verfügt der Verwalter über die notwendige Sachkunde und Erfahrung? Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) schreibt seit 2020 eine Zertifizierung für Verwalter vor, was ein wichtiges Qualitätsmerkmal ist.
Die Abstimmung über die Verwalterbestellung erfolgt in der Regel mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Das bedeutet, der Kandidat mit den meisten Ja-Stimmen wird gewählt, sofern er eine absolute Mehrheit der Stimmen der Anwesenden erhält. Die Amtszeit eines Verwalters ist grundsätzlich auf 5 Jahre (§26 WEG Abs. 2), bei Neubauten für die erstmalige Bestellung auf 3 Jahre beschränkt .
Wechsel des WEG-Verwalters
Ein Verwalterwechsel ist grundsätzlich gem. §26 Abs. 3 jederzeit möglich. Es gilt jedoch zu beachten, dass grundsätzlich die sog. Trennungstheorie angewandt wird. Diese Trennungstheorie im Kontext der Hausverwaltung besagt, dass die Bestellung und Abberufung eines Verwalters rechtlich vom Verwaltervertrag zu trennen ist. Das bedeutet, dass eine Abberufung des Verwalters nicht automatisch auch zur Kündigung des Vertragsverhältnisses führt, und umgekehrt. Jeweils das Eine kann grundsätzlich ohne das Andere bestehen.
Gibt es einen bestehenden Verwaltervertrag, endet dieser spätestens 6 Monate nach der Abbestellung – sofern der Vertrag nicht ohnehin vorher abläuft oder andere Kündigungsbedingungen vereinbart worden sind. Im konkreten Fall kann dies bedeuten, dass dem Verwalter nach Abbestellung noch für 6 Monate, bis zum Ablauf des Vertrags, eine Vergütung zu steht. Da dieser abbestellte Verwalter jedoch nicht mehr bevollmächtigter der WEG und damit nicht mehr tätig werden darf, bedarf ist ab dem Zeitpunkt der Abbestellung der Bestellung eines neuen Verwalters. Für diesen Zeitraum von 6 Monaten, bis der Vertrag des abbestellten Verwalters spätestens endet, kann es dazu führen, dass doppelte Verwaltergütungen anfallen.
Die vielseitigen Aufgaben eines WEG-Verwalters
Ist der Verwalter bestellt, übernimmt er eine breite Palette an Aufgaben, die in der Regel in drei Hauptbereiche unterteilt werden können:
- Kaufmännische Verwaltung:
- Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung.
- Einziehung des Hausgeldes und Mahnwesen bei Zahlungsverzug.
- Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder und Führung der Bankkonten.
- Vertragsmanagement (z.B. mit Dienstleistern wie Reinigungsfirmen, Gärtnern).
- Technische Verwaltung:
- Regelmäßige Begehungen der Immobilie zur Feststellung von Mängeln.
- Beauftragung und Überwachung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen.
- Einholung von Angeboten für größere Sanierungen und deren Koordination.
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Brandschutz, Legionellenprüfung).
- Juristische und organisatorische Verwaltung:
- Einberufung und Durchführung der jährlichen Wohnungseigentümerversammlungen.
- Erstellung und Versand der Protokolle der Versammlungen.
- Umsetzung der in den Versammlungen gefassten Beschlüsse.
- Korrespondenz mit Eigentümern, Behörden und Dienstleistern.
- Vertretung der Gemeinschaft nach außen, beispielsweise vor Gericht.
Ein guter Verwalter ist somit weit mehr als nur ein Dienstleister; er ist ein zentraler Ansprechpartner und Organisator, der maßgeblich zum Werterhalt der Immobilie und zum harmonischen Miteinander in der Gemeinschaft beiträgt. Seine Kompetenz und Zuverlässigkeit sind entscheidend für das Wohlbefinden aller Eigentümer.
Quellen:
WEG-Gesetzestext: § 26 WEG – Einzelnorm